Ahora más que nunca debemos pensar bien los siguientes pasos a tomar para nuestro negocio, tomando decisiones correctas que puedan ayudarnos a salir adelante. Si uno de estos pasos es mudar tu empresa de oficinas o local, sabemos que este proceso puede ser complicado, ya que conlleva varios factores que se deben analizar con cuidado como los costos operativos, la transferencia de tus servicios, la optimización de espacios y productividad laboral.
Es por eso que, para cualquiera que sea la razón por la que decidiste reubicarte, elaboramos una lista de los 10 factores a considerar para lograr trasladar tu negocio a una nueva localización con éxito.
Para esta primera parte del proceso te recomendamos evaluar los siguientes criterios al decidir la nueva locación de la compañía, algunos de estos puntos los tocaremos más adelante. Claro que algunos aspectos podrían variar dependiendo del giro de tu negocio y tus necesidades específicas.
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- Los costos para la compra o alquiler del espacio.
- Ubicación de tus clientes meta: Definir tus prioridades en cuanto a conservar tus clientes o buscar un nuevo mercado.
- Ubicación de los proveedores o colaboradores de la empresa.
- Distancia entre la nueva ubicación y el domicilio de los empleados actuales.
- El rendimiento de la oficina en cuanto a espacio en m2 (cantidad de columnas, instalaciones o colocación de módulos de trabajo).
- Disponibilidad de espacios para estacionamiento: ya sea para los trabajadores o clientes, es importante tener como objetivo el facilitar la visita de quienes lleguen a la nueva locación.
- Transferencia de servicios como internet o teléfono para no interrumpir las operaciones.
- Considerar la seguridad de la zona.
- La percepción de la zona puede impactar en la imagen de la empresa.
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3. Considera seleccionar un responsable durante la mudanza
Claramente la decisión de trasladarse es normalmente de los dueños de la organización; sin embargo, es recomendable elegir a un empleado para que se encargue de coordinar este gran cambio operativo.
Establecer un líder que este autorizado a realizar modificaciones o contrataciones hace que el proceso sea más eficiente.
El reubicar tu negocio significa asignar cierto presupuesto para todos los costos que esto conlleva. Siempre será mejor planear una estrategia anticipada para aterrizar con certeza la cantidad de recursos y presupuesto que necesitarías, como los costos de la mudanza, nuevos muebles o papelería, incluso los posibles gastos que harás para comunicar el traslado a tus proveedores o clientes; así podrás evitar los gastos imprevistos.
✔ TIP: el contratar una empresa de mudanzas profesional que te ayude a coordinar el traslado puede asegurar que no se dañe el equipamiento o se pierdan documentos, agilizando el movimiento operativo. Consulta algunas empresas para comparar la calidad del servicio y el precio para tenerlo en cuenta.
Si quieres conocer como detectar un servicio de mudanzas de calidad revisa nuestro artículo.
Para no perder tiempo y retomar el trabajo lo antes posible, te recomendamos planear la logística de la mudanza de manera cronológica, desde la fecha que se suspende el trabajo, hasta cuando es el empaque y los traslados, así lograras fijar el día de la mudanza con más certeza. Inclusive debes considerar el tiempo que toma normalmente los procedimientos legales, como la firma de contratos de la nueva locación o con algún servicio profesional de mudanzas.
6. Es importante la comunicación interna
Una mudanza puede llegar a dañar la productividad o el ambiente interno de la empresa, para evitar esto es importante poner como prioridad una comunicación interna eficaz. Puedes explicar a quienes formen parte de la compañía sobre las razones y los beneficios de la mudanza o los aspectos de la nueva locación. Esto hará que el traslado sea un proceso más amigable para todos y aumente la confianza en los lideres de trabajo involucrados.
7. Prepárate para el día de la mudanza
Te recomendamos asignar por metros cuadrados de acuerdo con las necesidades, es decir, incrementar los espacios multifuncionales para reuniones o para la convivencia de empleados, creando espacios más atractivos para generar un ambiente laboral favorable. Esto puede incluso aumentar la productividad y creatividad, fortaleciendo la lealtad hacia la empresa.
Al termina de acomodar verifica que todo lo necesario funcione correctamente, como la electricidad, para así poder determinar la reinauguración, ya sea que vayas a realizar un evento o simplemente reinstaurar el trabajo de manera habitual.
✔ TIP: Ordenar todo de nuevo tomará algunos días, considera este tiempo para asignar la fecha de reinauguración.
9. Modifica tu ubicación en internet
La visibilidad en línea es esencial para el crecimiento de tu negocio, por lo que debes asegurarte de que la información sobre tu nueva ubicación este actualizada, corrigiendo la dirección y teléfono (de haberlo modificado) en internet. Es importante que sean los mismos datos en todos los sitios o portales, desde la pagina web hasta las redes sociales. Esto será la clave para atraer a tus clientes que te conocen y los potenciales que vendrán, posicionando así tu negocio en la red.
10. Últimos pendientes
Cuando se finaliza la mudanza y se instalan en la nueva oficina o local, es común que surjan distintos pendientes que se olvidaron, ajustes de instalaciones o retoques de pintura que quizá durante el traslado no fueron relevantes. Una vez solucionadas estas necesidades podrás comenzar a trabajar de manera constante y aprovechar los beneficios que ofrece el nuevo espacio y este movimiento estratégico en tu negocio.
Como último consejo, el elaborar una lista de pendientes a verificar puede hacer de tu mudanza una experiencia menos problemática, ayudándote a controlar cada paso del proceso sin sufrir pérdidas de ganancias y agilizar este cambio para quienes pertenecen a la empresa.
Nuestra dedicación y atención personalizada nos empuja a siempre buscar ofrecer la excelencia y la mejor calidad en nuestros servicios, solucionando toda necesidad en cualquier tipo de mudanza.
Si has pensado en ir a trabajar como expatriado o estudiar al extranjero, conoce los beneficios de rentar muebles en nuestro siguiente artículo.
