Aprende todo sobre los Agentes de carga para saber cómo contratar al adecuado

Hoy en día vivimos en un mundo enfocado en el crecimiento económico en torno a la globalización y el comercio de productos. Y con ello debemos entender que toda mercancía tiene una historia, desde la producción, su traslado hasta llegar al consumidor final. Es aquí donde influye el importante trabajo que hacen los Freight Forwarder o los Agentes de carga.

Te invitamos a conocer en detalle qué es un Freight Forwarder, cuál es su rol y responsabilidades dentro del comercio internacional y todos los servicios que usualmente integran dentro en una misma solución. Así también como las ventajas que éste puede traerle a tu empresa, consejos para seleccionar el correcto y trabajar de manera eficiente y profesional.

Secciones 

1.Que es Freight forwarder

2.Ventajas de contratar FF3.Tips elegir agente

4.Consejos Trabajar FF5.Tareas encarga agente

 

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1-Que es Freight forwarder

Hoy en día vivimos en un mundo que gira en torno a la globalización y el comercio, donde la compra y venta de productos forman parte de nuestra cotidianidad; por ello debemos entender que cada producto tiene toda una historia detrás, desde su producción y transportación hasta llegar a las manos de su usuario. En gran parte, que la mercancía llegue a su destino correctamente es gracias a los Freight Forwarder.

Aquí te explicaremos a detalle que es un Freight Forwarder o Agente de carga, cual es su rol y responsabilidades dentro del comercio internacional.

Buque Freight Forwarder2

¿Qué es un Freight Forwarder?

Los Freight Forwarder o Agentes de carga son la organización de transporte que se encarga de ofrecer servicios de logística internacional a clientes, exportadores o importadores, de manera personalizada y atendiendo a necesidades específicas. Básicamente se encargan de gestionar y coordinar todas las operaciones logísticas de transporte de las empresas que los contratan, siendo el intermediario entre la empresa y todos los servicios que ésta requiera para que la mercancía llegue a su destino correctamente.

Este servicio, o persona como tal, es casi indispensable a la hora de importar o exportar productos, siendo experta en la carga y transporte de mercancía, conociendo el mercado para conseguir el mejor precio, la ruta más adecuada y el medio de transporte ideal para optimizar el proceso en cuanto a costos y tiempos. Asimismo, sus tareas los obligan a conocer las leyes, normativas y la documentación necesaria para envíos en todo país que sea necesario.

Ellos deben mantenerse actualizados constantemente en cuanto a las políticas y reglamentos internacionales, como podrían ser las modificaciones en los Incoterms 2020 las cuales, de estar interesado, podrás conocer a fondo en nuestro artículo donde explicamos sus 11 siglas.

Un buen Freight Forwarder deberá de tener la capacidad, experiencia y contactos para trasladar la carga al lugar y momento adecuado. Su único propósito es que la mercancía de sus clientes llegue de la manera más eficiente y rentable posible, resolviendo cualquier percance que puede suceder en el camino.
Servicio Freight Forwarder

¿Qué hacen los Freight Forwarder?

El rol y responsabilidades de un agente de carga ha variado con los años por como ha evolucionado el mercado y el comercio internacional. Hoy en día, es responsable de todas las tareas relacionadas a la logística y transporte de mercancías, sea nacional o internacional, trabajando y cooperando con contratistas del extranjero cuando sea necesario.

El servicio que ofrecen suele ser complejo por la cantidad de tiempo que invierten al estar pendientes por las incontables llamadas y los tramites que deban realizar, considerando todas las regulaciones vigentes y tratando de mantener los costos acordados con el cliente. Claro que todo dependerá del tipo de servicio que sea contratado desde un comienzo.

Asimismo, los Freight Forwarder tienden a brindar una amplia gama de beneficios, tales como el almacenamiento de mercancías, despacho de aduana, control de calidad de mercancía, entre otros que explicaremos a continuación. Estos servicios o responsabilidades se especifican en detalle en el contrato entre el agente y el cliente.

Proceso Freight Forwarder

Servicios que integra un Agente de carga

  • Brindan soluciones de manera personalizada, atendiendo a las necesidades de cada proyecto.
  • Asesoramiento en el área de comercio internacional para tu empresa.
  • Proporcionan asesoramiento sobre la mejor ruta posible y el medio de transporte adecuado al origen, destino, estacionalidad y características de la mercancía para optimizar su envío.
  • Encuentran los mejores precios y ofrecen tarifas preferenciales
    • Una de las tareas principales de los agentes de carga es encontrar las tarifas apropiadas para sus clientes. Para esto deben tomar en cuenta la naturaleza, quizá perecedera o nociva, de las mercancías que se enviarán. Considerando también la puntualidad, el costo del envío, el tiempo de tráfico o el nivel de seguridad que se requiera.
    • Para lograr esto y calcular la ruta más conveniente para el traslado, los agentes normalmente utilizas un sistema informático especializado.
      * Al contratar un Freight Forwarder los costos son más económicos que si las empresas lo hicieran por su cuenta.
  • Contratación y negociación de las condiciones del transporte internacional
    • Se encargan de organizar el transporte nacional en el país de origen y país destino.
      * El primer movimiento del producto del cliente suele ser hacia el almacén del Freight Forwarder, generalmente por ferrocarril o carretera. Este proceso del transporte puede ser organizado y ejecutado por el mismo agente o por el cliente si así lo desea, teniendo involucrados distintos costos para ambos contextos.
  • Responsable de ordenar la carga, descarga y entrega de mercancía en el destino acordado.
    • El manejo de la mercancía en el lugar de destino implica la transferencia del contenedor desde el buque hasta el punto donde la descarga se lleve a cabo, así también como la preparación de la mercancía para que el responsable pueda recogerla.
      * La organización de este proceso dependerá del transportista y la carga no podrá ser entregada al destinatario hasta que a quien le corresponda realice el pago acordado en los términos del contrato.
  • Asesoramiento para la preparación de documentos requeridos en la importación y exportación de productos.
  • Tramitación de documentos para el Despacho Aduanero en cuanto a la importación y exportación de mercancías en los países de origen y destino.
    • Estos trámites tienen el propósito de cumplir con las leyes y regulaciones del comercio internacional y son de extrema importancia en cualquier traslado y envío de mercancía. Los agentes de carga se encargarán de obtener los documentos necesarios y tenerlos acorde a la normativa para presentarlos a las autoridades que correspondan.
      * Es imprescindible que todo agente de carga tenga la licencia vigente que le solicita el despacho de aduanas.
  • Asesoramiento y contratación de Despacho Aduanal desde el comienzo del contrato.
  • Cobertura de seguro durante todo el proceso de transporte de mercancía.
  • Contactos y asesoramiento en la búsqueda de nuevos proveedores nacionales e internacionales.
  • Brindan asesoría en cuanto al etiquetado, empaque y embalaje de la mercancía, dependiendo de sus características específicas y el lugar de destino.

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Aunque los Freight Forwarders trabajan en horarios definidos, usualmente están disponibles para sus clientes en todo momento, listos para solucionar cualquier problema inesperado o contratiempo que suceda durante el proceso.

En conclusión, el responsable de que cualquier empresa pueda realizar el transporte de su mercancía de forma eficiente, rápida y económica, dependerá en su mayoría de la calidad del servicio de un Freight Forwarder.

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2-Ventajas de contratar FF

Siempre será una excelente noticia saber que tu empresa está creciendo e incrementando sus ventas; sin embargo, con el crecimiento también aumentan los retos y las responsabilidades, lo que cualquiera podría asumir que viene con estrés.

Al desarrollarse la necesidad de trasladar más mercancía, tu logística operativa quizá necesite apoyo, lo que una solución sería contratar a las personas expertas en la exportación e importación de productos, logrando resolver situaciones que antes tu empresa podía controlar internamente. Ante estas dificultades podría ser útil asociarse con agentes de carga, por lo que te presentamos aquí los 6 beneficios que puede ganar tu empresa al decidir trabajar con un servicio de transporte de carga o un Freight Forwarder.

Agente de carga

mejores tarifas1. Encuentran las mejores tarifas adecuadas a tu negocio

Si has buscado proveedores o transportistas para trasladar tu mercancía, sabrás que conlleva un gran esfuerzo encontrar la compañía adecuada y al precio que lo requieras. Por ello, al contratar un Freight Forwarder los costos son inmediatamente más económicos que si las empresas lo hicieran por su cuenta. Esto sucede ya que los agentes de carga tienen la capacidad y los contactos adecuados para negociar las mejores tarifas que se adapten a las necesidades específicas de tu producto y negocio.

un solo punto de contacto2. Un servicio efectivo a través de un solo punto de contacto

Al elegir un servicio de calidad como el de un Freight Forwarder, no sólo inviertes en soluciones personalizadas para importar y exportar tu producto, sino que también inviertes en tu tranquilidad. Contratando un agente que se especializa en este sector de la industria, aseguras que tu empresa tenga un solo proveedor y punto de contacto, quien se encargará de organizar y hablar con todos los involucrados en el proceso y estará disponible para apoyarte directamente.

soluciones inmediatas3. Brindan soluciones inmediatas a los contratiempos

Generalmente un agente de carga estará disponible para sus clientes en todo momento, estando atentos a cualquier problema o dificultad que pueda surgir para darle una respuesta inmediata. Un Freight Forwarder con experiencia y recursos podrá solucionar cualquier imprevisto para así minimizar e incluso anular las posibles modificaciones del acuerdo con su cliente, importador y exportador, esforzándose para que la mercancía siga su curso y llegue a su destino sin sufrir daños.

ahorrar espacio4. Podrás ahorrar en espacio adicional para almacenar tu producto  

Llevar una empresa adelante requiere de muchos costos, por lo que es importante tomar las decisiones correctas y evitar los gastos innecesarios, como podría ser el espacio adicional de almacenamiento para mercancía o suministros.
     A medida que tu negocio vaya creciendo, es posible que requieras de más espacio para almacenar y este gasto podría dañar tus intentos de aumentar las ganancias, por lo que es importante saber que al invertir en un Freight Forwarder estos usualmente integran el servicio de almacenar tu producto en sus propias áreas.

preparación de documentos5. Se encargan de la preparación de documentos y trámites aduaneros

El encargarse de realizar los trámites y los documentos necesarios para la importación y exportación toma su tiempo y es de extrema importancia para que el transporte de tu mercancía suceda sin problemas.
     La preparación de documentos (por ejemplo, para el Despacho Aduanero) recae en las responsabilidades del Freight Forwarder, que por lo general tiene un amplio conocimiento de las regulaciones, leyes y políticas específicas de cada país. Los agentes de carga deben asegurar que todos los tramites de envió estén correctos para así garantizar que se generen relaciones positivas entre tu empresa y sus proveedores.

Responsabilidad 6. Asumen la responsabilidad de tratar con los involucrados

Puede llegar a ser muy difícil o frustrante lidiar por separado con cada persona implicada en el envío de tu mercancía. Teniendo esto en cuenta, los Freight Forwarder pueden aligerar la carga de trabajo manteniendo a sus clientes informados sobre la ubicación de sus bienes en todo momento, dándole seguimiento constantemente en representación de tu empresa.

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Para resumir, te mostramos algunos de los puntos en los que un Freight Forwarder puede favorecer a tu empresa.

✓  Garantizan la opción más económica, rentable y eficiente. 
✓  Fomentan una comunicación fluida con sus clientes.
✓  Cuentan con transportistas y una red logística amplia.
✓  Tienen la capacidad y recursos para solucionar inconvenientes ágilmente.
✓  Ofrecen seguridad para tus bienes y documentación aduanera en regla.
✓  Te asesoran para determinar el mejor modo de transporte para tu producto.
✓  Tienen la experiencia en transporte internacional.
✓  Incrementar la competitividad de las empresas.
✓  Tienen un mayor control sobre la carga.
✓  Simplifican la gestión del proceso y la logística del transporte.

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En definitiva, los servicios de un Freight Forwarder pueden optimizar la logística y el transporte de tu mercancía, sugiriendo soluciones a la medida de tus necesidades.

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3-Tips elegir agente

Para muchas empresas el trabajar con un buen agente de carga es parte fundamental de su infraestructura, ya que de ello depende toda la organización y movimiento de mercancía. El Freight Forwarder será el que resuelva cualquier asunto relacionado al transporte, almacenaje, embalaje, distribución de productos y más, ofreciendo asesoría sobre la importación y exportación de bienes.

El encontrar y contratar un Freight Forwarder con experiencia será un factor clave para evaluar las operaciones de cualquier negocio y así lograr incrementar su eficiencia, rentabilidad y productividad. Por ello te compartimos las 7 recomendaciones a tomar en cuenta al momento de seleccionar un agente de carga de calidad.

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1. Asegúrate de que el agente de carga este legalmente constituido y tenga la experiencia necesaria en cuanto a comercio internacional para atender a tus necesidades específicas.

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2. Antes de seleccionar un agente de carga, como empresa debes comprender tu producto y analizar los requisitos de envío. Es decir, observar si tienen la capacidad para transportar y enviar la cantidad de mercancía que requieras, y la infraestructura para cumplir con los tiempos que necesitas.

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3. Las condiciones y necesidades de una empresa cambian conforme a esta va creciendo. Por lo que es recomendable seleccionar un agente de carga que pueda ajustarse a la medida de como vaya progresando el negocio. Es importante que la compañía que contrates maneje distintos servicios de envió para que pueda ajustarse a tus necesidades y expectativas.
   * Toma en cuenta los diferentes costos de envío al trabajar con un Freight Forwarder; por ejemplo, las entregas nocturnas pueden hacer variar los precios.

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4. Procura buscar el agente de carga que este actualizado con la información del mercado, con un equipo capacitado y ampliamente conectado con su entorno profesional. De esta manera podrán obtener y ofrecerte mejores servicios y precios, así también como una asesoría personalizada. 

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5. Considera importante la disponibilidad que el Freight Forwarder pueda ofrecerte, ya que en su área laboral el ser accesibles y estar pendientes ante cualquier circunstancia o emergencia para actuar y corregirla, es una parte vital por evaluar.

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6. No debes dejar de lado la confianza. Al ser una empresa que comienza a importar y exportar mercancía, deberás confiar y depender de las recomendaciones que el agente de carga haga en cuanto a los métodos apropiados de envió.
   * Por ejemplo, si tu empresa está en busca de algún método que priorice el cuidado del medio ambiente, un Freight Forwarder calificado puede aconsejarte de manera más acertada.

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7. Una buena manera de evaluar el servicio que te ofrece cada compañía, es comparando los agentes de carga que estén en un mismo estándar de calidad.
   * Solicita referencias o recomendaciones de quienes trabajen en el entorno y tengan experiencias positivas.

Agente de carga Trafimar

Al tomar la decisión de contratar algún Freight Forwarder no olvides verificar lo siguiente:

Asegúrate de que sea miembro de alguna asociación nacional o internacional de agentes de carga.
Como pueden ser AMACARGA [Asociación Mexicana de Agentes de Carga]  o IATA [International Air Transport Association].
Comprueba que sus instalaciones e infraestructura concuerden con sus buenas referencias y experiencia.
Investiga sobre su red de proveedores logísticos, transportistas, respaldo financiero y si trabaja con agentes de carga a nivel internacional.
 Pregunta sobre las herramientas tecnológicas o digitales que utilicen en las soluciones logísticas que te ofrece.
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Para finalizar, ahora sabemos que hay varias consideraciones claves al elegir un agente de carga. Recuerda que la atención al cliente que muestren puede ser la base para tomar la decisión adecuada para tu empresa.

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4-Consejos Trabajar FF

Sea cual sea el sector de en qué trabajas o los cambios que este experimentando tu empresa, al decidir contratar los servicios de un Freight Forwarder para tu negocio es importante comenzar la relación laboral con respeto y honestidad.

El mantener una buena relación con tu agente de carga y el fomentar la confianza mutua, puede llegar a ser beneficioso para el desarrollo y crecimiento de tu empresa. Esto ya que una comunicación clara y positiva puede verse reflejado en los tiempos de traslado de tu mercancía o incluso en los costos que conlleva la importación y exportación de bienes, reduciendo así riesgos como pueden ser simples retrasos o descuidos en los trámites aduanales.

Por ello nos enfocamos en enlistar algunos consejos básicos e importantes a tomar en cuenta cuando se trabaja con un Freight Forwarder.

1. Comparte abiertamente la información que requieren

Sé honesto y cooperativo con tu agente de carga en cuanto a la frecuencia y el volumen de envíos que maneja tu compañía, así también como la consistencia que estos. El Freight Forwarder se encargará de programar la logística de envíos basado en la información que le des.

2. La comunicación lleva a la confianza   

El fomentar una comunicación clara y abierta con tu Freight Forwarder sobre todos tus proyectos a corto o largo plazo, puede ser la clave para lograr reducir los costos de envíos y conseguir cotizaciones más precisas en cuanto al volumen. Asimismo, el compartir las experiencias que has tenido y dejar claras las responsabilidades y expectativas con anticipación, puede ayudarte a construir una relación laboral sana y amigable con tu agente de carga.

3. Anticípate y administra coherentemente los envíos

Toma en cuenta que organizar y llevar acabo envíos a última hora, no significa que vayan a fracasar, pero puede incrementar la probabilidad de complicaciones y aumentar los costos. Por lo tanto, el proceso de envió será más sencillo y fluido si se considera la planeación con la suficiente antelación.

4. Infórmate sobre los términos y condiciones de la industria

Como empresa, debes tener el conocimiento necesario y completo sobre el sector en el que trabajas, y en especial, definir cuáles son los requerimientos por solicitar a tu Agente de carga. Esto incluye entender tus necesidades de almacenamiento o envió, información sobre servicios, como el transporte de cargo y el volumen promedio que maneja el Freight Forwarder. Asimismo, es recomendable familiarizarse con los términos y condiciones de la importación y exportación de mercancía, y el marco legal general de la industria.  

5. Especifica tus prioridades, roles y responsabilidades

Asegúrate de que todos tus requisitos se especifiquen en el acuerdo o contrato con tu Freight Forwarder, así también como el rol y responsabilidades de cada uno, lo que evitará malentendidos y fortalecerá su asociación a futuro. Al comunicar las prioridades de tu empresa, ya sea la preferencia en rentabilidad, rapidez o eficiencia de envíos, lograrás que el agente de carga las adapte y te asesore en cuanto a los distintos servicios, métodos de transporte e incluso tipos de contenedores para cada proyecto.
     * Para adentrarte más al mundo del comercio internacional, consulta nuestro blog para conocer que son los contenedores y su importancia, así también como cuales son los diferentes tipos por su uso y dimensiones.

6. Establece un proceso de preparación e intercambio de documentos

El éxito o complicaciones de envíos de mercancía dependen en gran medida de la documentación a presentar, solicitada por las regulaciones aduaneras nacionales y extranjeras, por lo que es altamente recomendable trabajar con su Freight Forwarder para establecer y administrar el proceso de intercambio de documentos, evitando así cualquier perdida o malinterpretación de ambas partes.

7. Una relación estable se manifestará en tus ganancias

El seleccionar a un agente de carga e integrarlo como parte de tu equipo logístico no sólo ayuda a nutrir tus relaciones comerciales, sino que también puede verse reflejado en tus ganancias; desde la negociación de tarifas y costos de volumen, hasta incrementar la eficiencia y rapidez estratégica de los envíos, siendo consistente en cuanto a tus preferencias.  

Conforme vaya creciendo la relación profesional con tu Freight Forwarder, podrás observar los resultados y beneficios que éste le proporciona a tu negocio.

Trabajar con F.F

Sé claro en cuanto a las necesidades específicas de tu empresa. Recuerda que una buena comunicación es la clave para cualquier relación laboral, y será la base para crecer tu negocio de la mano de tu Freight Forwarder.

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5-Tareas encarga agente

Como lo detallamos en la primera sección de esta página, los agentes de carga son la organización de transporte que se encarga de ofrecer servicios de logística internacional a clientes, exportadores o importadores, de manera personalizada y atendiendo a necesidades específicas”. Es quien gestiona todas las operaciones de la cadena logística de sus clientes, haciendo posible que el traslado de mercancía sea exitoso en tiempo y forma.

Es claro que el contratar los servicios de un agente de carga puede generar grandes beneficios para tu empresa. Aun así, sabemos que el tomar esta decisión no es fácil y es importante que te informes bien, por ejemplo, sobre lo que deberás esperar del agente que selecciones. Por lo tanto, te presentamos las principales situaciones donde deberá estar presente tu agente de carga durante el traslado y envío de mercancía.

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1. Emisión de documentos relacionados al transporte
El agente de carga tiene los conocimientos necesarios del transporte intermodal, ya sea de embarques marítimos, aéreos o el transporte terrestre. Para la importación y exportación es realmente importante la preparación correcta de documentos, por lo que el agente deberá estar presente en la tramitación de éstos, asegurándose de que no haya ningún problema.

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2. Coordinación y acuerdos con proveedores externo
Una buena organización y red de contactos es vital para el movimiento de carga. Los Freight Forwarder internacionales de calidad normalmente se encargan de colocar personal en los puntos de origen y destino (de ser en otros países) o muchas veces, subcontratan los servicios de otros agentes. Todo esto es para coordinar adecuadamente cada paso del proceso, desde la recepción de mercancía, su almacenaje mientras se embarca e incluso el embalaje y paletizado de la carga.

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3. Organización de consolidación y desconsolidación
La consolidación se refiere a la agrupación de un conjunto de cargas o embarques de distintos clientes, para que puedan ser transportados bajo un mismo contenedor, compartiendo el espacio y costos. El desconsolidar tiene como objetivo desagrupar las cargas en cuanto hayan llegado a su destino, separando las mercancías de manera individual a sus transportes correspondientes

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4. Recepción y almacenaje
Una de las responsabilidades del Freight Forwarder es recibir y recoger la mercancía para después trasladarla a sus almacenes de destino. Esto hasta que pueda ser verificada para comprobar que la carga este completa y sin daños, y posteriormente sea distribuida.

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5. Encargado del manifiesto de carga
Como se menciona en el punto anterior, dentro del almacén se debe realizar un recuento y pesar cada pallet o bulto de la carga, informando de los resultados a la aduana y autoridades correspondientes. De ser el caso, el agente deberá encargarse de desconsolidar la carga y confeccionar su manifiesto en conjunto de los documentos adecuados.

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6. Contratación de terceros
Los Freight Forwarder se encargan negociar y subcontratar el medio de transporte que se requiera específicamente para cada proceso logístico, ya sean necesidades nacionales o internacionales, coordinando cada momento del traslado de mercancía de sus clientes.

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Un buen agente de carga estará constantemente atento a las necesidades de sus clientes, estando al pendiente a lo largo de toda la cadena logística. Muchas veces es la clave que facilita los envíos de mercancía, diseñando la estrategia y ejecutándola para asegurar que toda operación acabe en éxito.

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