Paquete de reubicación o Lump Sum: qué es, qué incluye y cómo funciona

Cada año, hay empresas que se trasladan y reubican sus oficinas para ahorrar dinero en costos operativos o contratar personas de otras ciudades. Para esto la compañía debe considerar el traslado de sus empleados actuales o bien, la búsqueda de nuevos en la próxima ubicación. Aquí cae en juego el uso de un paquete o subsidio de reubicación para empleados, mejor conocido como ‘Lump Sum’ (suma global en español).

Los paquetes de Lump Sum son accesibles y brindan flexibilidad para la reubicación de empleados, ajustándose de acuerdo con las necesidades de su empresa, por lo que se han vuelto más populares a medida que las compañías se trasladan por todo el mundo y vivir como expatriado es cada vez más atractivo.

Sin embargo, si no se tiene la información completa y una comunicación clara entre el empleado y la empresa, pueden enfrentarse a dificultades y costos no previstos. Por ello en este artículo describimos lo qué es un subsidio de reubicación o Lump Sum, lo que incluye, cómo se gestiona normalmente y los tipos de paquetes que existen. Esto con el objetivo de apoyar antes y durante la reubicación de cualquier expatriado para entender cómo funciona y como negociar con quien trabaje su asignación, ya sea en otra ciudad o país.

¿Qué es un paquete de reubicación / Lump Sum?

Los subsidios de reubicación de Lump Sum son un pago único en una cierta cantidad diseñada para cubrir el costo de reubicación de los empleados, ayudándolos a instalarse y volver al trabajo lo más rápido posible. Usualmente se asignan a aquellos que tienen más flexibilidad para trasladarse rápidamente a una nueva ciudad y función laboral.

Los paquetes de reubicación incluyen costos relacionados con mudanzas corporativas de larga distancia, tanto a nivel nacional como internacional. Esto podría incluir vivienda temporal, el traslado de bienes, entre otros aspectos que se detallan a continuación.

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¿Qué debería incluirse en un paquete de reubicación?

Los paquetes cubren una amplia gama de gastos que pueden surgir durante una reubicación, ayudando principalmente a pagar los costos generales relacionados con la mudanza nacional o internacional. Ya sea administrado por el propio expatriado o por un socio de reubicación que trabaje en su nombre, estos son los elementos que los paquetes de reubicación proporcionan usualmente:

• Viaje de orientación: algunos expatriados visitan el nuevo país con anticipación, generalmente para investigar las opciones de alojamiento y familiarizarse con el área. Estos costos generalmente incluyen tarifas del vuelo, hoteles, comidas, etc.
• Viaje: pasaje aéreo para todos los miembros de la familia. Por lo general, esto cubrirá una cantidad razonable de viajes de regreso a casa, especialmente durante las vacaciones y días festivos.
• Costos de mudanza: la mayor parte de los gastos de mudanza implica el transporte de bienes al nuevo país, incluido el embalaje y desempaque, así como la gestión del proceso de envío. Si se organiza a través de un socio de reubicación con experiencia, se paga una tarifa única y fija para cubrir todos los servicios. Esto debería incluir seguros y servicios de asesoría, que a su vez ayudan a evitar otros costos imprevistos.
• Almacenamiento: puede que no sea posible coordinar la llegada del expatriado con la llegada de sus artículos personales. En tales casos, debe cubrirse el almacenamiento temporal de sus bienes.
• Costos de alojamiento: si bien el paquete general se calcula para cubrir el costo de la vivienda, existen costos únicos relacionados con la selección de un lugar para vivir. También se puede proporcionar ayuda con otros detalles, como firmar un contrato de arrendamiento e inspeccionar una casa. Si no se concreta el alojamiento antes de la fecha de salida, también se debe cubrir el alojamiento temporal. Estos costos pueden cubrir servicios como limpieza, electricidad, calefacción, teléfono, internet, entre otros.
• Costos de venta/renta de vivienda actual: las asignaciones de reubicación pueden cubrir el costo de organizar el alquiler o la venta de la propiedad del expatriado en el país de origen, o bien, cubrir los costos del término de un contrato de arrendamiento. Asimismo, esto puede incluir el costo de tareas como la limpieza y la terminación de servicios y suscripciones (internet, teléfono, etc.)
• Documentación: por lo general, la empresa se encargará de los documentos (pasaporte o visa)​​ necesarios, permisos de trabajo y otros trámites relacionados con la mudanza. De no ser así, los costos derivados de esto deben ser cubiertos por el subsidio de reubicación.
• Apoyo a cónyuge: si la pareja del expatriado necesita ayuda para encontrar trabajo o establecer su propio negocio, esto puede requerir apoyo financiero que podría estar cubierto por la asignación.
• Mascotas: si las mascotas de la familia también se mudan, pueden surgir costos adicionales relacionados al proceso y trámites legales requeridos.
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• Gastos médicos: las vacunas y cualquier otro requerimiento médico deben incluirse en las negociaciones.
• Apoyo cultural: el subsidio de reubicación también puede incluir una formación o capacitación cultural, que puede abarcar desde algunas clases sobre qué esperar en el nuevo destino hasta cursos completos de idiomas.
• Repatriación: también será necesario cubrir el viaje de regreso. Es importante aclarar si esto forma parte de un único subsidio o si existe un acuerdo separado para cubrir el costo de la repatriación y otro para los elementos anteriores.

¿Cómo se negocian los paquetes de reubicación de Lump Sum?

La negociación de un paquete de reubicación debe ser un diálogo abierto entre una empresa y su empleado a fin de establecer expectativas adecuadas de ambas partes.

El empleado debe presentar un cronograma aproximado de cuándo debe mudarse y qué necesita para lograrlo, es decir, vender su casa, transportar sus vehículos, el cuidado de sus hijos, entre otros aspectos clave. La empresa o empleador debe entablar negociaciones sabiendo ya qué paquetes pueden ofrecer a sus empleados, cuándo necesitarán que el empleado comience su nueva función y qué servicios de reubicación corporativa pueden recomendar.

¿Cómo se utilizan y pagan los Lump Sum (sumas globales) del paquete de reubicación?

Las empresas ofrecen paquetes de reubicación en tres formas distintas, según las necesidades del empleado y el presupuesto de la compañía. Los siguientes son los tres métodos de pago que se utilizan generalmente:

1. Efectivo
Las empresas podrían dar el pago del Lump Sum en efectivo directamente al empleado, quien puede gestionar y gastar el dinero en los costos de reubicación que surjan. Con esta forma de pago, la empresa es completamente responsable de todos los gastos de mudanza corporativos. El empleado debe declarar esa cantidad como ingreso y pagar los impuestos correspondientes sobre el subsidio de reubicación. Posteriormente la empresa pagará la cantidad adicional para cubrir los impuestos acumulados.
     Si bien esto puede parecer atractivo para las empresas que no tienen el tiempo o experiencia para calcular y administrar un paquete de reubicación, tiene serios inconvenientes. Aunque el dinero en efectivo proporciona flexibilidad para el expatriado, la responsabilidad de autogestionarse puede generar estrés y repercutir en la eficacia y productividad de su trabajo.

2. Pago directo a una empresa de mudanzas
Los empleadores también pueden cubrir los gastos de mudanza tratando directamente con las empresas de mudanzas corporativas. A la empresa se le facturan los gastos de mudanza, lo que elimina la necesidad de que el empleado se involucre y potencialmente tenga que pagar impuestos sobre sus gastos de mudanza. Esto, aunque puede aliviar el estrés del empleado, también reduce la flexibilidad de decisión sobre su propio traslado.

3. Reembolso
Durante este proceso, el empleado paga todos sus gastos de reubicación por adelantado y su empresa le reembolsa una vez que se completa la mudanza. Aunque el empleado tiene que pagar por su traslado, no es responsable de la carga fiscal (impuestos), y le da flexibilidad tanto a la empresa como al empleado durante el proceso. Los empleados deben conservar todos los recibos de pagos para que la empresa sepa lo que gastaron.

Tipos de paquetes de reubicación de Lump Sum

Dependiendo de las necesidades de una empresa, los paquetes de reubicación para expatriados pueden variar, brindando más control para el empleador, más flexibilidad para el empleado, e incluso más capital ahorrada. Estos son los cuatro tipos de paquetes de reubicación más comúnmente utilizados.

1. Lump Sum o Suma global fija
Las sumas globales fijas para todos los empleados equilibran el campo de juego y demuestran que la mudanza cuesta lo mismo, sin importar el nivel de experiencia del empleado dentro de la organización. Como tal, este tipo de paquete de reubicación ofrece una tasa fija, es decir, la misma cantidad de Lump Sum para los empleados a nivel de entrada como para los de nivel ejecutivo. 

2. Lump Sum o Suma global variable 
Estos paquetes son exclusivos para diferentes empleados y/o transferidos de acuerdo con los estándares que establece la empresa. Es decir, con estos programas de reubicación no existe un plan único para todos los empleados, sino que la empresa determina los parámetros en cuestión a las necesidades específicas de cada expatriado. Estos estándares pueden incluir cualquiera de los siguientes.

• • Distancia de reubicación
  • Alquilar vs comprar vivienda
  • Tamaño de la familia
  • Nivel de responsabilidad dentro de la organización
  • Nivel salarial
  • Costos típicos de reubicación

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3. Lump Sum o Suma global alternativa (parcial)
Con la suma global alternativa, la empresa paga una cantidad específica por adelantado y luego reembolsa al empleado según los recibos y la documentación presentada como respaldo. Los empleadores tienen la última palabra sobre lo que cubre el subsidio de reubicación y lo que reembolsarán a sus empleados. Las sumas globales alternativas dan mucha más responsabilidad al empleador y, por lo general, le ahorran más dinero a la empresa.
     Si bien los empleados no tienen tanto control como lo harían con otros paquetes de Lump Sum, aún pueden disfrutar de la tranquilidad de saber que la empresa cubrirá la mayoría de sus costos de reubicación, como el envío de artículos personales y el cierre de su vivienda actual. Este tipo de pago también alivia al empleado de la carga fiscal que crearía el efectivo.

4. Lump Sum o Suma global administrada
Un Lump Sum administrado es cuando la empresa ofrece una suma global máxima y limitada a sus empleados. Con este tipo de pago, los empleadores tienen el mayor control y la empresa también ahorra la mayor cantidad de dinero. Sin embargo, los empleados deben proporcionar recibos para los reembolsos y no tienen la flexibilidad que tienen con otros paquetes de reubicación.
     Hay casos en donde la póliza que determina lo que cubre el paquete incluye el apoyo de una empresa especializada y asesoramiento para expatriados en cuando a cómo gastar sus fondos de manera eficiente.